1. Naturaleza del sistema
Accendo Hub («Hub») es una plataforma informática de uso exclusivamente interno, puesta a disposición por Accendo S.A.S., sociedad comercial constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 900.384.127-9, con domicilio en el territorio colombiano (en adelante, «la Compañía» o «Accendo»).
Hub no es un servicio público ni está destinado a clientes, proveedores o terceros ajenos a la organización, salvo autorización expresa y escrita de la Compañía. Su uso, su contenido y las pantallas del sistema son de circulación estrictamente interna.
2. Destinatarios y acceso
El acceso a Hub está restringido a trabajadores, contratistas o colaboradores de Accendo S.A.S. que cuenten con una cuenta de correo del dominio corporativo autorizado (en particular @accendo.com.co) y con las credenciales o perfiles de acceso que la Compañía les asigne.
La autenticación mediante Google Workspace o mediante acceso local de emergencia no confiere derechos adicionales a los que resulten de su vínculo laboral o contractual y del perfil de permisos configurado en el sistema.
Queda prohibido compartir credenciales, ceder el uso de la sesión a terceros o intentar eludir los controles de autenticación, autorización o registro de auditoría.
3. Aceptación
El uso de Hub implica la aceptación plena e incondicional de estos términos. Si no está de acuerdo con ellos, debe abstenerse de ingresar y notificar de inmediato a su jefe inmediato o al área de tecnología de la Compañía.
4. Finalidad del uso
Hub se destina a apoyar procesos comerciales e internos de Accendo, incluyendo, de manera enunciativa y no taxativa: gestión de empresas y oportunidades, elaboración y emisión de cotizaciones, catálogo, documentos comerciales y registros de auditoría asociados.
El usuario se obliga a emplear el sistema de buena fe, con diligencia profesional y únicamente para fines legítimos relacionados con su rol en la Compañía.
5. Prohibición de uso y divulgación por fuera de Accendo
Está prohibido usar Hub, mostrarlo o entregar su información a cualquier persona ajena a Accendo S.A.S., incluidos familiares, conocidos, clientes, prospectos, proveedores, aliados comerciales y antiguos trabajadores. La prohibición cubre, de manera enunciativa y no taxativa:
- Compartir la sesión, la pantalla o las credenciales, o permitir que un tercero opere el sistema en su nombre.
- Enviar, publicar o almacenar capturas de pantalla, archivos exportados, documentos o listados en correos personales, dispositivos personales, mensajería, nubes particulares o redes sociales.
- Cargar información de Hub en servicios externos no autorizados por la Compañía, incluidas herramientas de inteligencia artificial, traductores en línea o servicios de almacenamiento de terceros.
- Extraer información de forma masiva o automatizada por medios distintos a las funciones que el sistema ofrece.
Cualquier excepción requiere autorización previa, expresa y escrita de la Compañía.
6. Información confidencial y datos personales
Toda la información contenida en Hub (incluidos datos de clientes, prospectos, precios, márgenes, costos, documentos, exportes y registros de actividad) es confidencial y constituye activo de Accendo S.A.S. o de terceros que la Compañía trata en el marco de sus operaciones.
El usuario se obliga a:
- No divulgar, copiar, exportar ni transmitir información de Hub fuera de los canales y finalidades autorizados por la Compañía.
- No utilizar la información para beneficio personal o de terceros, ni en perjuicio de Accendo o de sus clientes.
- Respetar las políticas internas de seguridad de la información y, cuando aplique, la normativa colombiana de protección de datos personales (Ley 1581 de 2012 y Decreto 1074 de 2015, que compiló el Decreto 1377 de 2013, junto con las normas concordantes), en su calidad de persona autorizada para el tratamiento por cuenta de la Compañía.
- Reportar de inmediato cualquier acceso indebido, pérdida, filtración o sospecha de compromiso de la información.
Toda la información de Hub es privada. No existe información «pública» dentro del sistema, ni siquiera la que parezca trivial: un nombre de empresa, un contacto o el estado de una oportunidad revelan la actividad comercial de la Compañía y de sus clientes.
7. Privacidad de clientes y prospectos
Hub contiene datos personales de contactos de clientes y prospectos. Accendo S.A.S. actúa como responsable del tratamiento y el usuario los trata únicamente por cuenta de la Compañía, conforme a la Ley 1581 de 2012, al Decreto 1074 de 2015 y a las demás normas concordantes en materia de protección de datos personales, así como a la política de tratamiento de datos de la Compañía.
Respetar la privacidad de quien confía en nosotros es una obligación profesional antes que un requisito legal. En consecuencia, el usuario se obliga a:
- Usar los datos de contacto solo para la finalidad comercial autorizada, y nunca para fines personales, políticos o ajenos a la relación con Accendo.
- Consultar únicamente la información que su rol requiere, sin revisar registros por curiosidad o por interés particular.
- Atender y escalar de inmediato las solicitudes de consulta, actualización, rectificación, supresión o revocatoria de la autorización que presente un titular de los datos.
- Recolectar y registrar datos personales de forma proporcional y pertinente, sin incluir información sensible o innecesaria para la gestión comercial.
- Mantener un trato respetuoso y no invasivo con clientes y prospectos, incluido el respeto de las pausas de contacto que el propio sistema recomienda.
8. Exactitud de la información y responsabilidad profesional
El usuario es responsable de la veracidad, completitud y actualización de los datos que registre o modifique en Hub (por ejemplo, datos de empresas, líneas de cotización, precios y condiciones comerciales), dentro del ámbito de su competencia.
Las cotizaciones, documentos y reportes generados por Hub son herramientas de apoyo. Su validez comercial frente a terceros se rige por las políticas, firmas y procedimientos de la Compañía; el solo hecho de generar un documento en Hub no implica por sí mismo una oferta vinculante si las políticas internas exigen pasos adicionales de aprobación o formalización.
9. Registro y trazabilidad de todas las acciones
Todas las acciones realizadas en Hub quedan registradas, con el usuario que las ejecutó y la fecha y hora correspondientes. El registro incluye, entre otras, el inicio y cierre de sesión, la creación, modificación y eliminación de registros, la emisión de cotizaciones y documentos, las acciones administrativas y, de manera expresa, la exportación y la importación de archivos.
El registro de auditoría es inalterable: se conserva por adición y no puede ser modificado ni borrado desde la aplicación, tampoco por un administrador. Su finalidad es la seguridad de la información, la auditoría, el cumplimiento normativo y el esclarecimiento de incidentes.
Este tratamiento se realiza en el marco de la relación laboral o contractual y del interés legítimo de la Compañía en proteger su información y la de sus clientes. No tiene por finalidad la vigilancia individual del desempeño.
La Compañía podrá suspender o revocar el acceso de un usuario en cualquier momento, sin perjuicio de las acciones disciplinarias, laborales o legales que correspondan frente a un uso indebido.
10. Consecuencias del uso indebido
El incumplimiento de estos términos constituye falta grave y puede dar lugar a las medidas disciplinarias previstas en el reglamento interno de trabajo y en el contrato respectivo, incluida la terminación del vínculo con justa causa en los términos del Código Sustantivo del Trabajo, sin perjuicio de las acciones civiles por los perjuicios causados.
Adicionalmente, ciertas conductas están tipificadas como delito en Colombia. La Ley 1273 de 2009 sanciona, entre otras, el acceso abusivo a un sistema informático, la violación de datos personales y el uso de software malicioso; la Ley 256 de 1996 sanciona la violación de secretos empresariales como acto de competencia desleal. La Compañía se reserva el derecho de poner los hechos en conocimiento de las autoridades competentes.
11. Propiedad intelectual
El software, la marca Accendo, los diseños, textos, configuraciones y demás elementos de Hub son de propiedad de Accendo S.A.S. o se utilizan bajo licencia. Queda prohibida su reproducción, modificación, ingeniería inversa o explotación no autorizada.
12. Disponibilidad y limitación
Hub se ofrece «en el estado en que se encuentra» para uso interno. La Compañía procurará una operación razonable del servicio, sin garantizar disponibilidad ininterrumpida. Podrán realizarse mantenimientos, actualizaciones o restricciones de acceso cuando la operación lo requiera.
En la medida permitida por la ley aplicable, Accendo no responde por daños indirectos, lucro cesante o pérdida de datos derivados del uso o la imposibilidad de uso de Hub, sin perjuicio de las obligaciones legales imperativas que no puedan limitarse.
13. Cesación del vínculo y deber de reserva
Al terminar la relación laboral o contractual con Accendo, el derecho de acceso a Hub cesa de inmediato. El usuario debe devolver o dejar de usar cualquier información obtenida a través del sistema y no conservar copias no autorizadas.
El deber de confidencialidad y de reserva sobre la información conocida a través de Hub subsiste de manera indefinida después de terminado el vínculo, en especial respecto de los datos personales de clientes y prospectos y de los secretos empresariales de la Compañía.
14. Modificaciones
Accendo podrá actualizar estos términos cuando lo estime conveniente. La versión vigente se publicará en esta página y se indicará la fecha de última actualización. El uso continuado de Hub después de la publicación constituye aceptación de la versión actualizada.
15. Ley aplicable y jurisdicción
Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Para la resolución de controversias que no puedan solucionarse de mutuo acuerdo, serán competentes los jueces de la República de Colombia, sin perjuicio de las normas laborales o contractuales que regulen la relación individual del usuario con la Compañía.
16. Contacto
Para consultas sobre estos términos, el uso de Hub o incidentes de seguridad, comuníquese con el área de tecnología o la gerencia de Accendo S.A.S. a través de los canales corporativos habituales (por ejemplo, correo en el dominio @accendo.com.co).